Autor: Felipe Areyuna A. Máster en Gestión de Empresas Deportivas, Universidad Politécnica de Valencia, España.
La gestión de recintos deportivos es determinante en la industria del deporte, ya que la actividad física y deportiva depende en gran medida de los espacios físicos para su desarrollo. Si bien, un recinto deportivo puede mantenerse en el tiempo por la entrega continua de una oferta de servicios, su verdadero éxito estará asociado a los niveles de satisfacción obtenidos por los usuarios, al porcentaje de uso de la capacidad del recinto y a la rentabilidad positiva, ésta última vinculada a la generación de ingresos y/o al impacto social que posee en una comunidad.
En este artículo abordaremos de forma inicial la gestión de recintos deportivos considerando áreas o dimensiones para su mejor comprensión. Es importante destacar que todo recinto deportivo tiene potencial de crecimiento del mismo modo que quienes dirigen o desean dirigir centros deportivos, pueden especializarse para aprovechar al máximo este potencial.
La Gestión Integral
La gestión del recinto comprenderá la integración de todas las actividades que se realizan para mantener su funcionamiento, de esta forma, abordaremos 5 dimensiones:
- Infraestructura y espacios
- Implementación
- Soporte
- Gestión de la oferta y demanda
- Recurso Humano
Infraestructura y espacios
La infraestructura y espacios son las áreas destinadas a la práctica deportiva y para soporte. Definiremos ambas áreas.
- Infraestructura: Son las instalaciones disponibles tanto deportivas como no deportivas. Las construcciones, como por ejemplo un gimnasio, comprenderá una cancha multiuso junto a su edificio que la alberga, camarines, baños, salas y otros lugares como oficinas, bodegas o casetas de seguridad.
- Espacios: Los espacios de un recinto deportivo son áreas que están disponibles para eventuales usos como por ejemplo explanadas, áreas verdes o estacionamientos que podrían servir para realizar actividad física o instalar mobiliario deportivo de forma ocasional.
Tanto la infraestructura como los espacios deben ser reconocidos con exactitud, tanto los definidos para su uso deportivo continuo como canchas o pistas, así como también aquellos espacios de uso ocasional. Deben describirse por sus características como por ejemplo medidas exactas, usuarios por metro cuadrado, tipo de superficie, cumplimiento de parámetros para competencia, etc.
Implementación
Son todos los implementos, elementos y equipos que el recinto dispone y que son utilizados para el uso de los practicantes de las actividades deportivas. Es un ítem relevante, ya que la implementación incide en la experiencia de uso, siendo importante manejar stock, disponibilidad y condiciones de la implementación para la práctica deportiva de los usuarios.
Soporte
El soporte comprende a las actividades destinadas a mantener en buen estado todo el recinto deportivo además de permitir su correcto uso. Consideraremos las siguientes:
Administración y gestión: Son las diversas actividades desde aspectos estratégicos de dirección hasta los operativos. Son llevadas a cabo por un director, encargado o un equipo de gestión multidisciplinario.
Gestión financiera: Tiene relación al tratamiento de los recursos financieros con los que cuenta la administración del recinto y el manejo de ingresos como por ejemplo arriendos o cuotas de membresías.
Mantención: Es el cumplimiento periódico de revisiones que todo el recinto requiere a nivel de infraestructura, espacios e implementación, permitiendo que el recinto no deba suspender su uso por reparaciones.
Seguridad: Comprende los protocolos de seguridad más el personal que brindará protección a los usuarios como por ejemplo guardias. Es importante que el recurso humano conozca con exactitud todos los espacios del recinto para estar preparados ante situaciones críticas de mal uso o de comportamientos indebidos de las personas que se encuentran en el recinto.
Salud: Hoy en día es imprescindible no sólo tener un protocolo para emergencias de salud, sino que también contar con implementos médicos como desfibrilador y de primeros auxilios. A la vez, el personal del recinto debe capacitarse y acreditarse en todo tipo de requerimientos y/o emergencias médicas.
Limpieza y orden: En deporte es de alta importancia la higienización constante de todo el recinto para mantener una práctica deportiva libre de agentes patógenos.
Gestión de la oferta de servicios
Igualar la oferta con la demanda es el propósito de la gestión de un recinto deportivo. Considere siempre que la oferta es un diseño en función de necesidades de los usuarios. Hablaremos de diseño de la oferta y tipos de uso.
Diseño de la oferta: La oferta de servicios equivale al producto deportivo que se ofrece al mercado. Para esto, se deben considerar las posibilidades que brinda el recinto deportivo y diseñar los servicios en cuanto a las características, costos, requerimientos, reglamentos y forma de comunicar los atributos. Se deben aplicar acciones de marketing para diseñar una oferta atractiva y que pueda ser comunicada al público objetivo. A su vez, se debe tener claridad cuál es producto principal y cuáles son los productos complementarios. Por ejemplo, el arriendo de una cancha de tenis será el producto principal vinculado a una experiencia de confort y placer de la práctica de este deporte mientras los estacionamientos, camarines o kiosco saludable serán los servicios complementarios.
Tipos de uso: El uso de un recinto deportivo refleja qué tan utilizado es respecto a su capacidad total. Aquí es fundamental no sólo cumplir con los niveles mínimos o medios de uso, sino que se debe alcanzar el 100% de uso del recinto, siendo esto uno de los grandes desafíos en el mundo del deporte. Para una mejor descripción, hablaremos de uso habitual y uso óptimo.
- Uso habitual: Podemos considerar a la demanda habitual de un recinto deportivo a la que existe en función de los espacios existentes. Por ejemplo, un centro deportivo municipal con canchas de básquetbol y pista atlética tiene usos habituales de clubes de básquetbol y clubes de atletismo entre las 17:00 horas y 22:00 horas además de eventos de organizaciones que arriendan parte del recinto para actividades especiales en ciertas fechas del año.
- Uso Óptimo: Aquí consideramos a la demanda potencial del recinto deportivo la cual se debe captar para aumentar el uso del recinto. Por ejemplo, el mismo centro deportivo municipal citado antes, tiene una baja demanda entre las 9:00 y 17:00 horas, por ende, se deben realizar acciones específicas para incentivar el uso. Por ejemplo, clínicas deportivas de básquetbol y atletismo, convenios con centros educativos, torneos o uso de espacios para otros deportes. Además, podemos considerar en este uso óptimo, la organización de eventos y actividades que logran aumentar el uso del recinto en fechas en las cuales no hay eventos programados.
Para alcanzar un máximo del uso de la capacidad total del recinto es importante realizar un análisis de la demanda considerando los datos que se obtienen del uso anual, por ejemplo:
- Usuarios por mes.
- Usuarios por disciplinas.
- Organizaciones solicitantes.
- Fechas de mayor demanda.
- Deportes y/o servicios solicitados.
Además, realizar estudios de mercado con información disponible a nivel estatal como son censos, consultas ciudadanas, estudios públicos y privados sumado a generar reuniones con asociaciones e instituciones de educación y generar convenios con todo tipo de organizaciones sociales que puedan ser potenciales usuarios deportivos. La información del mercado objetivo y la combinación de elementos para diseñar las características y beneficios de los servicios ofertados denominada mezcla de marketing, son de las responsabilidades y desafíos más importantes para los gestores deportivos.
Recurso Humano
Si bien comprende al personal del recinto cuyas funciones van desde la dirección del recinto hasta los niveles operativos como administrativos, guardias de seguridad, personal de aseo, auxiliares o instructores y/o monitores en caso de que exista personal contratado por el recinto para la práctica deportiva de los usuarios, en este artículo nos referimos a quienes son responsables de liderar la gestión integral del recinto como por ejemplo un gerente, encargado o director. De esta manera, abordaremos las principales competencias.
Pensamiento analítico: Se debe comprender a cabalidad la naturaleza de un recinto deportivo y visualizar la mejor manera de desarrollar la gestión. De este modo, se facilitará el reconocimiento y puesta en práctica de las funciones administrativas como planificar, establecer objetivos y acciones, organizar actividades de soporte y entrega de servicios, dirigir y coordinar al equipo de trabajo además de controlar mediante indicadores y evaluaciones.
Liderazgo: La responsabilidad de dirigir un recinto deportivo tiene gran incidencia en el equipo de trabajo, por lo que actuar con liderazgo positivo, permitirá que los planes y acciones sean ejecutadas en un ambiente agradable donde se reconozca la importancia de cada colaborador.
Innovación y flexibilidad: La actividad deportiva es dinámica por lo que estar abiertos a generar modificaciones para diseñar y mejorar la oferta y calidad de servicio tanto a nivel interno como también para los usuarios será fundamental.
Proactividad: Significa estar atento, visualizar y anticiparse al desarrollo de la actividad en el recinto. Mantener una posición presente además con conocimiento actualizado respecto a la industria del deporte y en específico sobre las disciplinas y actividades de los usuarios del recinto, permitirá que la gestión integral tenga buenos resultados.
Uso de información: El manejo de información debe ser un continuo para evaluar el desarrollo del recinto a lo largo del tiempo. Incorporar tecnología para el tratamiento de datos como un software de gestión, permitirá conocer tendencias y resultados para tomar decisiones para el devenir del recinto deportivo.
Gestión financiera: Analizar las perspectivas económicas de un recinto deportivo y velar por el correcto uso de recursos, es importante para darle continuidad y viabilidad. Todo servicio deportivo tiene que ser rentable económica y/o socialmente por ello se debe valorizar adecuadamente la oferta de servicios y los costos que implica su producción.
Visión general de la Gestión de Recintos Deportivos
Como hemos apreciado, la gestión de recintos responde a varias áreas o dimensiones para su éxito. Con el siguiente esquema, observamos que bajo la dirección y gestión de un recinto se diseña una oferta de servicios que se produce y a la cual se le da soporte. Esta oferta se crea en función de un público objetivo, el cual vivirá la experiencia de servicio obteniendo determinados niveles de satisfacción. La evaluación de estos niveles de satisfacción junto a los niveles de uso del recinto, nos entregará información a modo de insumo para verificar si se han alcanzado los objetivos institucionales.
En síntesis, la gestión de recintos deportivos requiere de gestores deportivos preparados en las diversas dimensiones en las cuales incidirán para alcanzar los siguientes principales objetivos:
- Atraer usuarios deportivos y que sus experiencias alcancen altos niveles de satisfacción.
- Lograr el máximo y adecuado uso de la infraestructura y espacios.
- Velar por la viabilidad en términos económicos y financieros.
- Buscar la consolidación del recinto entregando más beneficios, ampliando la oferta de servicios o con una eventual expansión a lo largo del tiempo.
En próximas lecturas y en el curso de recintos deportivos que se impartirá en los próximos meses en www.gestiondeportiva.cl abordaremos herramientas y estrategias en gestión y marketing para lograr una gestión de recintos deportivos exitosa.